行政書士がGmailを利用するメリット
１度設定してしまえば、次のパソコンでもログインのみ
パソコンやスマホを買い換えたときの設定って面倒ですし少し心配ですよね。しかし、Gmailなら最初の１回だけメールアドレスの設定をしてしまえば、次パソコンを買い換えたとしてもアカウントにログインしただけで前のパソコンと同じ環境に。「そう、Gmailならね」
複数のメールアドレスを用途別に使い分けできる
営業期間が長くなってくると色々な組織に所属してくるものです。その複数のメールアドレスからの受信を受け、複数のアドレスから返信を行うにはGmailが最適です。アドレス毎に色を変更できたりフィルタリングでカテゴリ分けするなど便利な運用が可能。「そう、Gmailならね」
グーグルドライブとグーグルカレンダーとの連動
行政書士のお仕事は書類などの共有を頻繁に行っています。その共有したファイルをパソコンにダウンロードしてリネームしてフォルダに入れ替えて。少し手間がかかります。直接クラウドにしまっておけるグーグルドライブはとても便利です。あとメールから自動でカレンダーにタスク登録するグーグルカレンダーもとても魅力。「そう、Gmailならね」
送受信の設定
独自ドメインからGmailに転送
独自ドメインの設定されているメールサーバーに届いたすべてのメールをリアルタイムにGmailに転送を行うための設定を行います。メールが受信されたという条件でGmailにメールされるのでタイムラグが少ない設定方法です。これをプッシュ型といいます。（オススメ）
一方、転送設定ができない場合は、GmailからPOP接続によってメールを独自ドメインの設定されているメールサーバーに取りにいきます。これをプル型の接続方法といいます。（メールサーバーにメールを残すかどうかの設定では、残す設定にしておいたほうがバックアップになるのでオススメです）
ウェブ屋行政書士の利用しているサーバーは、タイムラグが少ないプッシュ型の設定が可能です。
Gmailから独自ドメインで送信
GmailからSMTP接続によって独自ドメインの設定されているメールアドレスを使って送信することができます。Gmailをそのままメールソフトとしてりようするようなイメージです。
「HTMLメール」も作成できますし「送信日時」も設定できます。また、隠れた機能として送信ボタンを押してから30秒送信をしない設定ができます。なぜか、送信ボタンを押してから間違いに気が付くメール本文。ビジネスを安全に運用する設定をしておきましょう。
ウェブ屋行政書士のご案内するウェブコンサルは、メール設定も行っております。
アカウントを間違えないようにする設定
アカウント毎にテーマを変更しよう
いまどのアカウントでログインしているのか。それがデザインで確認できるのであれば安心です。テーマの変更によってアカウント毎の背景色を変更することができます。
仕事のメールアドレスをデフォルトにしよう
クライアントにプライベートのメールアドレスで送信してしまうことは避けたいですが、友達に仕事のメールアドレスで送信してしまうことは許容できます。仕事のメールアドレスを送信のデフォルト設定にしておきましょう。
メール割り振り方
メールのフィルタリング
仕事用のメールアドレスから送信されたものはすべて「迷惑メールにしない」「常に重要マークを付ける（スターマーク）」「ラベルを付ける」などのフィルタリングが可能です。思いがけないメールが迷惑メールフォルダに行くことを避け、目立つように色付けし、ラベルを付けることでクライアントからの連絡を見逃さないようにできます。
仕事用のGmail
仕事用のGmailも取得したほうがいいかもしれません。グーグルドライブにある書類を他のユーザーに共有するときに、アカウント名が相手に表示されます。その表示されたアカウント名も行政書士の業務を連想する、もしくは、独自ドメインを連想するGmailアドレスだとオフィシャル感が高いですよね。
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